規(guī)程管理的幾點體會

云南省計量測試技術(shù)研究院  王玉元

    計量檢定規(guī)程及其它計量技術(shù)規(guī)范是開展計量檢定、校準(zhǔn)、測試工作的重要技術(shù)依據(jù)，是各機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系中不可或缺的支撐技術(shù)文件。為保證檢測工作質(zhì)量，確保檢測數(shù)據(jù)權(quán)威、準(zhǔn)確、可靠，各計量檢定機(jī)構(gòu)都非常重視加強(qiáng)計量檢定規(guī)程/計量技術(shù)規(guī)范(以下簡稱規(guī)程/規(guī)范)的管理。
    為迎接國家法定計量檢定機(jī)構(gòu)考核，搞好我院規(guī)程/規(guī)范的管理，我院檔案室半年多來對所有規(guī)程/規(guī)范進(jìn)行了清理，對規(guī)程/規(guī)范的管理方式進(jìn)行了許多改進(jìn)，取得了較好的效果。下面將本人在規(guī)程/規(guī)范管理中的幾點體會作一介紹，供參考。
    

一、規(guī)程/規(guī)范在清理中應(yīng)注意的問題

    1.清理要徹底，防止缺漏
    規(guī)程/規(guī)范在使用中具有分散、量大的特點，給清理工作帶來了一定困難。就我院而言，同一規(guī)程/規(guī)范往往是多人持有，或幾項標(biāo)準(zhǔn)、幾個室組共用，甚至還存在一人持有幾本相同規(guī)程/規(guī)范的情況，若不徹底清理，很容易造成規(guī)程/規(guī)范在使用中的失控。在清理過程中，我們對所有規(guī)程/規(guī)范都逐項進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的清理核對，及時撤出無效規(guī)程/規(guī)范，盡快補(bǔ)齊現(xiàn)行有效的規(guī)程/規(guī)范。
    2.主動爭取檢測人員的理解和支持，認(rèn)真登記其在用和需增規(guī)程/規(guī)范
    針對規(guī)程/規(guī)范大量分散在檢測人員手中的特點，我們主動爭取檢測人員的理解和支持，順利完成了其在用和需增規(guī)程/規(guī)范的清理登記工作，為下一步實施受控管理打下了緊實的基礎(chǔ)。剛開始辦理規(guī)程/規(guī)范清理登記手續(xù)時，部分檢測人員不太理解，有些甚至還產(chǎn)生情緒:不就一本規(guī)程嘛，干嗎那么麻煩？我自己買一本得了。究其原因，這是因為對規(guī)程/規(guī)范即將實施的嚴(yán)格的受控管理不理解，他們狹隘地認(rèn)為這是管理人員怕遺失和防止多次領(lǐng)用而采用的管理方法。針對這種情況，我們作了大量耐心細(xì)致的解釋宣傳工作，主動到各科室清理登記，回收無效規(guī)程/規(guī)范，及時發(fā)放、補(bǔ)齊有效規(guī)程/規(guī)范，為大家提供最大的方便。通過這些細(xì)致的工作，使每一位檢測人員都明白了，規(guī)程/規(guī)范的清理登記和嚴(yán)格的受控管理不僅僅是為了防止遺失及多次領(lǐng)用，其更大的目的在于:防止規(guī)程/規(guī)范的非預(yù)期使用，確保各相關(guān)場所均能得到和使用規(guī)程/規(guī)范的現(xiàn)行有效版本。
    

二、規(guī)程/規(guī)范在管理中的幾點嘗試

    1.計量標(biāo)準(zhǔn)檔案中所需規(guī)程/規(guī)范的管理
    (1)檔案中所需規(guī)程/規(guī)范單獨建檔，作為技術(shù)檔案的一部分。
    根據(jù)JJF1033-2001《計量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的要求，計量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案中必須備有相應(yīng)的規(guī)程/規(guī)范。但有些規(guī)程/規(guī)范幾項標(biāo)準(zhǔn)共用，若每項標(biāo)準(zhǔn)都配備一本，既增加了成本和工作量，又給更新替換帶來一定的困難，不利于管理。另一方面，為使規(guī)程/規(guī)范便于查閱使用，也有必要單獨重建一個規(guī)程/規(guī)范檔案，作為技術(shù)檔案的一部分。
    (2)全部規(guī)程/規(guī)范按編號順序存放。
    為使規(guī)程/規(guī)范查閱方便、快捷，替換清理時不會遺漏，查閱使用完畢便于回放，我們將全部規(guī)程/規(guī)范按編號順序存放。
    (3)全部規(guī)程/規(guī)范按受控文件管理。
    為保證全部規(guī)程/規(guī)范的實時性、有效性，我們將全部規(guī)程/規(guī)范均按受控文件進(jìn)行管理。
    2.檢測人員在用規(guī)程/規(guī)范的管理
    根據(jù)實際工作需要，檔案室對每位檢測人員在用的規(guī)程/規(guī)范進(jìn)行受控管理。在辦理規(guī)程/規(guī)范受控手續(xù)時，我們以清楚、方便、快捷為原則，設(shè)計了專門的“規(guī)程/規(guī)范受控登記表”，詳細(xì)記錄每一本受控規(guī)程/規(guī)范的受控號、使用人及使用情況，每一位使用人都須親筆簽字認(rèn)可。一旦某一受控規(guī)程/規(guī)范被替代，我們很快就能準(zhǔn)確地查出哪些人員在使用，并及時通知其交回原規(guī)程/規(guī)范，同時辦理新規(guī)程/規(guī)范的受控，發(fā)放新規(guī)程/規(guī)范。具體操作是:
    (1)規(guī)程/規(guī)范發(fā)放。
    由檔案室按規(guī)定給所發(fā)放的規(guī)程/規(guī)范編受控號，蓋受控章，發(fā)放時填寫“規(guī)程/規(guī)范受控登記表”，并由使用人親筆簽字認(rèn)可。
    (2)規(guī)程/規(guī)范回收。
    檢測人員退休或調(diào)離時，須將其使用的受控規(guī)程/規(guī)范交回檔案室登記注銷后方可辦理其他手續(xù)。當(dāng)規(guī)程/規(guī)范被替代時，檔案室及時通知相關(guān)人員在規(guī)定時間內(nèi)辦理新舊規(guī)程/規(guī)范的替換手續(xù)。
    我院規(guī)程/規(guī)范管理在進(jìn)行上述改進(jìn)以后，已完全杜絕了使用無效規(guī)程/規(guī)范的情況，保證了全部在用規(guī)程/規(guī)范均處于受控狀態(tài)，效果令人滿意。