提高實(shí)驗(yàn)室信息化管理水平

江西省計(jì)量測試研究所  虞惠霞  孫淳

    隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)已成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，盡快用信息化、數(shù)字化的設(shè)施設(shè)備武裝實(shí)驗(yàn)室，建設(shè)實(shí)驗(yàn)室計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，改善和提高實(shí)驗(yàn)室硬件條件和軟件水平，更好地為客戶服務(wù)，為計(jì)量事業(yè)服務(wù)。
    

一、實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)的任務(wù)

    傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)落后于實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)代化科學(xué)管理的要求，各實(shí)驗(yàn)室在探索體制改革和加強(qiáng)制度建設(shè)的同時(shí)，也在思考如何利用高科技的手段來為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)服務(wù)。人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室設(shè)施設(shè)備手段的現(xiàn)代化建設(shè)，用信息化、數(shù)字化的設(shè)施設(shè)備裝備實(shí)驗(yàn)室，是提高實(shí)驗(yàn)室管理水平，推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)上新臺(tái)階的必要舉措。
    

二、實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃和建設(shè)

    網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)不是一系列先進(jìn)的現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)施的堆積，也不是現(xiàn)有人員加設(shè)備的簡單組合，而是一項(xiàng)需要科學(xué)構(gòu)建的系統(tǒng)工程，應(yīng)統(tǒng)籌兼顧、全面規(guī)劃，經(jīng)過科學(xué)論證，在進(jìn)行信息需求分析、系統(tǒng)功能分析、工作環(huán)境分析、管理目標(biāo)分析的基礎(chǔ)上，制定出一個(gè)比較完整、比較貼近實(shí)際的總體方案，同時(shí)，堅(jiān)持近期與長遠(yuǎn)相結(jié)合、提高與普及相結(jié)合、開發(fā)與建設(shè)相結(jié)合，經(jīng)過職能部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，有計(jì)劃、分步驟地進(jìn)行。
    首先，我們的規(guī)劃是建立在規(guī)范要求的基礎(chǔ)上的。我們要按照規(guī)范的要求明確各部門的職責(zé)和權(quán)力，理順各部門之間的關(guān)系，優(yōu)化組織資源的配置，建立科學(xué)的管理模式，理清思路，分清楚哪些東西交給電腦去識(shí)別判斷，哪些東西應(yīng)由管理人員判斷掌握，以較低的管理成本達(dá)到規(guī)范的要求。
    其次，我們既要考慮當(dāng)前的需要，如一次性投資的相對(duì)有效性、系統(tǒng)的性能價(jià)格比、可操作性和可維護(hù)性，又要兼顧將來的發(fā)展，充分考慮和穩(wěn)妥解決網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的可擴(kuò)充性、網(wǎng)絡(luò)的可管理性，以及網(wǎng)絡(luò)的冗余、安全與可靠。
    第三，要充分重視內(nèi)容的建設(shè)和維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)的生命在于有無資源、有無信息，在于內(nèi)容、資源、信息的數(shù)量和質(zhì)量。我們在建立一個(gè)功能強(qiáng)大的管理系統(tǒng)的同時(shí)，更要重視內(nèi)容的建設(shè)和維護(hù)，我們的數(shù)據(jù)資源庫應(yīng)是一個(gè)資源共享、迅速傳遞和查詢、不斷更新、反映最新信息的資源庫。
    

三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)驗(yàn)室管理中的應(yīng)用

    1.在質(zhì)量管理與質(zhì)量保證中的應(yīng)用
    計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證領(lǐng)域中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在文件控制、證書/報(bào)告管理和對(duì)不合格工作的控制幾個(gè)方面。
    

文件控制

    實(shí)驗(yàn)室使用的文件大體分為質(zhì)量文件和技術(shù)文件兩類，根據(jù)JJF1069的要求，無論是公開發(fā)布的規(guī)程、規(guī)范、手冊，還是實(shí)驗(yàn)室自行編制的規(guī)范、大綱、實(shí)施細(xì)則以及作業(yè)指導(dǎo)書、有關(guān)表格等等，都必須先規(guī)范化。而規(guī)范化文件的管理正是計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢所在，我們可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)文件和資料實(shí)施有效管理，發(fā)布和更新文件，確保文件的有效性，控制文件的使用，避免無效文件的采用等等。譬如，我們不僅可以在網(wǎng)上發(fā)布和及時(shí)更新規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、大綱，方便檢測人員的檢索、查閱，還可以通過軟件控制對(duì)已作廢的文件的采用。不必逐一分發(fā)、逐一查詢、逐一更改質(zhì)量文件和技術(shù)文件，杜絕受控文件的散落，避免受控文件處于不受控狀態(tài)。
    

證書/報(bào)告的管理

    證書/報(bào)告是實(shí)驗(yàn)室的最終產(chǎn)品，其質(zhì)量高低反映了法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的技術(shù)能力和管理水平，在規(guī)范中多次被提及。然而，實(shí)踐中對(duì)證書/報(bào)告的審核一直是件費(fèi)時(shí)、費(fèi)力又不容易真正做到位的工作，如果我們把這件煩瑣的事交給電腦去完成卻可以化難為易。
    一是在證書/報(bào)告出具時(shí)的把關(guān)，包括證書/報(bào)告格式的統(tǒng)一、規(guī)范和報(bào)告內(nèi)容的審核。證書/報(bào)告由電腦在收發(fā)室有記錄的前提下，按照室別、檢校類型和發(fā)送時(shí)間的先后，自動(dòng)編號(hào)，給出證書/報(bào)告的惟一性標(biāo)志(如序號(hào)，這樣既可避免重號(hào)，又可防止檢測人員私自出具證書/報(bào)告)，報(bào)告簽發(fā)時(shí)間(一般情況下，報(bào)告輸出時(shí)間即為簽發(fā)時(shí)間)和樣品的接收日期(樣品的接收日期根據(jù)收發(fā)室接收時(shí)錄入的信息自動(dòng)寫入)。通過規(guī)范證書/報(bào)告的格式，確保每份證書/報(bào)告的檢測信息量相同，同一規(guī)格型號(hào)的同種設(shè)備檢測項(xiàng)目一致，每次檢測選取測點(diǎn)一致，檢測結(jié)論規(guī)范化；通過對(duì)有資格的檢測人員授權(quán)識(shí)別代碼，防止無資格人員出具報(bào)告；通過對(duì)數(shù)據(jù)庫中的信息、檢測人員輸入的信息和收發(fā)室錄入的信息相互驗(yàn)證，減少出具受檢廠家及設(shè)備名稱有誤的證書/報(bào)告的可能性；通過直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫中本所的標(biāo)準(zhǔn)和測量設(shè)備的有關(guān)信息，降低了在證書/報(bào)告中檢測設(shè)備欄出錯(cuò)的概率。倘若對(duì)實(shí)驗(yàn)室的每位授權(quán)人的簽名字樣進(jìn)行計(jì)算機(jī)備案，并為每個(gè)人分配惟一的識(shí)別代碼和密碼，相關(guān)人員在出具證書/報(bào)告時(shí)只需輸入自己的代碼和密碼即可實(shí)現(xiàn)電子簽名，也可以授權(quán)他人進(jìn)行電子簽名。由于檢測人員只能按照電腦的提示錄入數(shù)據(jù)和有關(guān)信息，檢測人員隨意開具報(bào)告/證書的行為將受到限制，此時(shí)對(duì)報(bào)告/證書的型式審核的一些工作已經(jīng)不再必要。
    二是對(duì)證書/報(bào)告更改的控制和備份的制作。報(bào)告一旦輸出并加蓋印鑒，檢測人員和其他非授權(quán)人員就無法自行修改證書或報(bào)告。如證書/報(bào)告在發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)問題需作實(shí)質(zhì)性重大修改，則必須經(jīng)有關(guān)職能部門批準(zhǔn)備案，同時(shí)在重新發(fā)出證書/報(bào)告時(shí)，由電腦自動(dòng)附加一份修改聲明。由于電子簽名的使用，每次在證書/報(bào)告生成的同時(shí)，其包含證書/報(bào)告原件全部信息的副本也同時(shí)在電腦中自動(dòng)生成，而無需再使用復(fù)印或掃描來保存副本了。
    

不合格工作的控制

    對(duì)不合格工作的記錄與控制是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量改進(jìn)的一項(xiàng)內(nèi)容，由于采用了計(jì)算機(jī)管理，控制了計(jì)量檢定、校準(zhǔn)和檢測活動(dòng)按既定的流程運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)驗(yàn)室測量設(shè)備的量值溯源受到了控制，測量設(shè)備未自檢或送檢的在出具證書/報(bào)告時(shí)不得被引用，引用的無效過期的規(guī)范規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)由有效的技術(shù)文件取代，計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄檢測人員超時(shí)限檢測的次數(shù)，發(fā)出報(bào)告更改的次數(shù)等等。
    2.在業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用
    一是建立儀器收發(fā)管理系統(tǒng)、證書/報(bào)告管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備資源管理系統(tǒng)、所長辦公管理系統(tǒng)和情報(bào)信息管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檢測作業(yè)全過程的控制。擬校準(zhǔn)或檢測樣品從進(jìn)入收發(fā)室到被用戶取走離開實(shí)驗(yàn)室就自始至終受到監(jiān)控。譬如，在收發(fā)室接收樣品時(shí)，電腦按照實(shí)驗(yàn)室的檢測能力和用戶要求確定擬校準(zhǔn)或檢測樣品即將接受的檢校類型，按照送檢時(shí)間和檢校類型自動(dòng)給出擬校準(zhǔn)或檢測樣品接收時(shí)的惟一性標(biāo)識(shí)(編號(hào))，分門別類地登記錄入、自動(dòng)生成并打印輸出檢定、校準(zhǔn)或檢測合同，經(jīng)客戶確認(rèn)無誤，雙方簽字合同生效后，自動(dòng)生成并打印輸出擬校準(zhǔn)或檢測樣品的狀態(tài)識(shí)別標(biāo)簽。同時(shí)擬校準(zhǔn)或檢測樣品的有關(guān)信息，包括送檢單位、送檢設(shè)備名稱和型號(hào)規(guī)格、送檢數(shù)量、送檢時(shí)間、檢測類型、有何特殊要求等通過局域網(wǎng)發(fā)至各專業(yè)檢測室。如果實(shí)驗(yàn)室為每個(gè)用戶單位建立儀器設(shè)備檔案，并向該用戶單位發(fā)放單位識(shí)別磁卡，在該單位下次送檢時(shí)，插入識(shí)別磁卡即可直接從實(shí)驗(yàn)室檔案庫中提取該單位儀器設(shè)備的有關(guān)信息，既減小收發(fā)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又可以對(duì)本單位的業(yè)務(wù)管理提供第一手的信息，方便相關(guān)業(yè)務(wù)的開展，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的跟蹤服務(wù)，提高實(shí)驗(yàn)室的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
    二是參與自有測量設(shè)備溯源計(jì)劃和年度業(yè)務(wù)計(jì)劃的制定。根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備管理要求和上年度業(yè)務(wù)情況，在不斷更新的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，自動(dòng)生成本年度的測量設(shè)備溯源計(jì)劃、年度業(yè)務(wù)計(jì)劃。
    三是向客戶提供更便捷的服務(wù)。建立電腦自動(dòng)查詢系統(tǒng)，客戶可在實(shí)驗(yàn)室服務(wù)臺(tái)的觸摸系統(tǒng)上或通過自動(dòng)電話查詢系統(tǒng)自行查詢實(shí)驗(yàn)室開展的服務(wù)項(xiàng)目和各項(xiàng)服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，了解實(shí)驗(yàn)室的基本情況和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作流程。
    3.電子公告板的功能為無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)提供了可能
    電子公告板功能是網(wǎng)絡(luò)的一大優(yōu)勢，實(shí)驗(yàn)室局域網(wǎng)同樣可以設(shè)立電子公告板，公告實(shí)驗(yàn)室年度業(yè)務(wù)計(jì)劃，科技項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃，設(shè)備供應(yīng)與服務(wù)計(jì)劃，人員培訓(xùn)計(jì)劃，能力驗(yàn)證計(jì)劃，測量設(shè)備的檢定、校準(zhǔn)和確認(rèn)計(jì)劃，技術(shù)規(guī)范編制計(jì)劃，體系審核與評(píng)審計(jì)劃。利用網(wǎng)絡(luò)即時(shí)傳輸信息與數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在網(wǎng)上發(fā)布圖書資料(包括規(guī)程、規(guī)范、大綱、標(biāo)準(zhǔn)、國際建議、實(shí)施細(xì)則以及作業(yè)指導(dǎo)書等)的內(nèi)容，各類會(huì)議的通知，文件(包括需轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)文件與實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部發(fā)布的文件。譬如，公告技術(shù)文件和質(zhì)量文件的批準(zhǔn)發(fā)布和頒布實(shí)施的決定)等。根據(jù)管理權(quán)限，各部門分別負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的信息更新，各級(jí)各類授權(quán)人員可以最快速度，在最短時(shí)間內(nèi)從網(wǎng)上獲得所需的相關(guān)信息與資源，及時(shí)向管理層提出自己的意見和建議，為管理和決策部門及時(shí)做出判斷、處理和決策提供依據(jù)。通過先進(jìn)的管理思想和軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室從內(nèi)部到外部，從后臺(tái)到前端，以及包括客戶在內(nèi)的各種資源的智能互動(dòng)、信息交流和全面管理，為法定計(jì)量實(shí)驗(yàn)室的市場競爭力的不斷提高，創(chuàng)造了新的契機(jī)。