一、怎樣理解受控文件

　　什么是受控文件呢?顧名思義，受控文件就是指在使用和存放方面受到控制的文件。
　　這類文件在管理中要求不得隨意更改、丟失，不得隨意帶離檢定場地，而且，還要保證所使用的受控文件必須是適時(shí)有效的。

　　那么，受控文件包括哪些呢?它包括能夠保證實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行所需要的所有文件(外部的或內(nèi)部制定的)，例如:法律、法規(guī)、規(guī)章、其他規(guī)范性文件、檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范、檢測方法、檢驗(yàn)規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)以及圖紙、軟件、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量手冊等。   

　　二、文件受控的意義

　　受控文件是用來指導(dǎo)實(shí)驗(yàn)室開展工作的有力依據(jù)和法規(guī)，實(shí)驗(yàn)室所從事的工作，不能憑主觀臆造，必須嚴(yán)格按照受控文件的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行，這樣才能保證工作有章可循，所傳遞的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。如果對(duì)技術(shù)文件保管不善，使技術(shù)文件的有關(guān)數(shù)據(jù)損壞或丟失，將使工作人員無法判斷測量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，無法判定被測產(chǎn)品的技術(shù)性能，從而給工作帶來不必要的麻煩。因此，實(shí)驗(yàn)室所使用的技術(shù)文件對(duì)于其工作起著至關(guān)重要的作用。我們必須對(duì)所使用的技術(shù)文件實(shí)施嚴(yán)格管理，保證技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、可靠性和適時(shí)有效性。   

　　三、造成失控的原因

　　為什么會(huì)造成受控文件的失控呢?筆者認(rèn)為主要是以下幾個(gè)方面的原因:

　　1.管理不嚴(yán)
　　很多主觀原因和客觀原因使這一管理工作從整體上看做得不夠理想，不夠細(xì)致。因此，出現(xiàn)了受控文件在購置、發(fā)放、使用、作廢、回收等方面的失控問題。

　　例如:根據(jù)工作的需要，實(shí)驗(yàn)室調(diào)整組織機(jī)構(gòu)而出現(xiàn)管理人員的變更，新管理者對(duì)以往管理業(yè)務(wù)的不熟悉或?qū)|(zhì)量管理體系運(yùn)作情況不完全了解，就難免出現(xiàn)工作做得不到位，甚至造成工作的失誤。再有，管理者在工作中抹不開情面，不能堅(jiān)持原則，對(duì)有些事情聽之任之，甚至認(rèn)為受控文件管理工作無足輕重，得過且過。諸如此類，使管理工作不能得到嚴(yán)格落實(shí)，不能正常地按照質(zhì)量管理體系運(yùn)作。

　　2.個(gè)人觀念
　　由于受傳統(tǒng)觀念的影響，人們總是希望從自己過去所從事的工作中積累和保存一些技術(shù)資料，以便于日后使用或查閱，因此，喜歡保留自己所使用的技術(shù)文件。這種做法主觀愿望是好的，但是，隨著時(shí)間的推移，過去所保存的有一定時(shí)間性的甚至是對(duì)新工作的指導(dǎo)有局限性的技術(shù)文件，如果管理不慎或信息不及時(shí)、準(zhǔn)確，就可能會(huì)在不該出現(xiàn)的場合出現(xiàn)或使用，甚至?xí)霈F(xiàn)用已經(jīng)作廢的文件指導(dǎo)工作等現(xiàn)象。更有甚者，有些人把一些技術(shù)資料據(jù)為己有，給工作帶來不必要的損失或給后人帶來判斷上的迷茫。   

　　四、解決失控的辦法

　　要解決受控文件失控問題，首先必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高工作人員的素質(zhì)，強(qiáng)化人們的管理意識(shí)，使每一個(gè)人真正認(rèn)識(shí)到受控文件在實(shí)際工作中的地位和重要性，形成自覺遵守規(guī)章制度的氛圍。

　　其次采用微機(jī)技術(shù)加強(qiáng)管理，解決受控文件的失控問題。

　　由于社會(huì)的進(jìn)步，微機(jī)設(shè)備及相關(guān)的軟件技術(shù)參與辦公已被人們認(rèn)可和接受，并以較高的速度發(fā)展，普及到工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。取消過去那種實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場保存所使用的一切技術(shù)文件的管理方式，倡導(dǎo)并推行通過微機(jī)進(jìn)行檢索、查閱所需技術(shù)文件的現(xiàn)代化工作方法。

　　實(shí)驗(yàn)室將統(tǒng)一購置和管理的最新技術(shù)文件，及時(shí)、準(zhǔn)確、無誤地通過一定的技術(shù)手段輸入到微機(jī)中，并進(jìn)行微機(jī)分類管理。借助單位微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，使各個(gè)網(wǎng)絡(luò)的終端可以非常便捷地查閱、檢索各種所需技術(shù)文件。

　　管理部門負(fù)責(zé)適時(shí)準(zhǔn)確對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行查新、替換，任何部門或個(gè)人不得隨意使用外來文件，如確因工作要求必須使用外來文件時(shí)，必須征得管理部門同意，并將相關(guān)技術(shù)文件的數(shù)據(jù)輸入微機(jī)后，通過微機(jī)查閱。

　　綜上所述，實(shí)驗(yàn)室運(yùn)用微機(jī)技術(shù)采取集中統(tǒng)一的管理辦法，通過對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行統(tǒng)一的購置、發(fā)放、作廢、回收，使管理工作更能適應(yīng)質(zhì)量管理體系的要求。同時(shí)，也減少了管理工作中的一些環(huán)節(jié)，實(shí)行專人專管，完全可以保證技術(shù)文件的準(zhǔn)確可靠。在保證技術(shù)文件得到嚴(yán)格控制的同時(shí)，還可以節(jié)省經(jīng)費(fèi)，減少購置數(shù)量。實(shí)踐證明，此辦法既解決了受控文件失控問題，又符合相關(guān)準(zhǔn)則和規(guī)范的要求，應(yīng)該得到廣泛的應(yīng)用。