遼寧省遼陽市計量所 閻爽
一般情況下,市級法定計量檢定機構(gòu)應(yīng)根據(jù)預(yù)先制定的日程表和程序定期對其活動進(jìn)行內(nèi)部審核,以驗證其運行持續(xù)符合管理體系和JJF1069-2007《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》的要求。筆者作為機構(gòu)的內(nèi)審員,從多年的實踐中體會到,要做好內(nèi)審工作可以從以下三個方面入手:
一、明確內(nèi)部審核目的
內(nèi)審是一種符合性檢查,并可能識別改進(jìn)機會。從管理體系運行的持續(xù)符合性出發(fā),通過對發(fā)現(xiàn)的問題采取相應(yīng)糾正措施、預(yù)防措施,推動管理體系的改進(jìn)。內(nèi)部審核是第一方審核,其輸出是管理評審的輸入并能為實驗室的自我合格聲明提供保證,它是機構(gòu)最高管理者履行其職責(zé)的重要工作之一,用以確定管理體系是否得到有效實施與保持。以往,機構(gòu)在面對考核和標(biāo)準(zhǔn)復(fù)查時,往往在自查的基礎(chǔ)上彌補疏漏之處,工作不自覺地處于被動狀態(tài)。實際上,內(nèi)審是機構(gòu)自我評價的一種方式,是對管理體系符合性、有效性進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨立的檢查,進(jìn)而可以提高管理的實效。
二、選擇稱職的內(nèi)審員
內(nèi)審員指有能力實施機構(gòu)內(nèi)部審核的人員,他們是管理體系內(nèi)審的具體實施和承擔(dān)者。機構(gòu)要選擇培養(yǎng)有工作能力的稱職的內(nèi)審員,對他們提出質(zhì)量管理體系和專業(yè)知識方面的要求。為了奠定實施內(nèi)審的基礎(chǔ),機構(gòu)要加強對內(nèi)審人員的培訓(xùn),依靠外界力量,通過系統(tǒng)授課、自主學(xué)習(xí)、實踐參與等途徑來提高內(nèi)審能力。除了培訓(xùn)、授權(quán)以外,機構(gòu)還要對內(nèi)審員的工作經(jīng)歷和職業(yè)素質(zhì)作出相應(yīng)的規(guī)定,他們最好來自于組織內(nèi)部,熟悉情況,有利于發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤驗證,做到及時有效。換言之,機構(gòu)應(yīng)選擇對整個體系有所了解并有一定專業(yè)特長和工作經(jīng)驗、交流表達(dá)能力較強并為人正直的人員擔(dān)任內(nèi)審員,并應(yīng)盡可能使其獨立于被審核部門,以利于內(nèi)審工作的開展和管理水平的提高。
三、嚴(yán)格實施內(nèi)部審核
內(nèi)審可以“有效運行體系、提高管理水平”作為出發(fā)點或著眼點,在實施時可依據(jù)這樣的線索展開:受審核部門的職責(zé)是否落實到位,是否按照J(rèn)JF1069-2007的規(guī)定開展檢定/校準(zhǔn)/檢測活動,是否按照質(zhì)量手冊的相關(guān)要求進(jìn)行管理,實施的效果怎樣。最終,讓審核發(fā)現(xiàn)為體系的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。
1.確定任務(wù),周密策劃
機構(gòu)應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的年度審核計劃,確定當(dāng)次審核任務(wù)、審核時間和審核組,策劃和編制具體實施計劃,以保證內(nèi)審有序進(jìn)行。在實施過程中,先召開首次會議,由組長介紹審核人員分工及日程安排,澄清審核計劃中不明確的問題,并確定末次會議的安排,為成功內(nèi)審做好準(zhǔn)備。
2.嚴(yán)格對照,細(xì)致審核
在整個過程中,現(xiàn)場審核是成功內(nèi)審的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為內(nèi)審員,要運用適合和有效的方法,檢查受審核部門在執(zhí)行體系過程中“做了沒有”、“如何做”、“做得怎樣”。特別應(yīng)注意不要停留在文件和口頭上,并應(yīng)以正當(dāng)方式收集證據(jù),對事不對人,一般不要超越預(yù)定審核范圍,更不要查不出問題不收兵,認(rèn)真做好記錄,確保審核發(fā)現(xiàn)的可追溯性。
3.認(rèn)真總結(jié),正確判斷
現(xiàn)場審核中,內(nèi)審員之間要相互交流受審核部門做得如何、存在哪些問題、對發(fā)現(xiàn)的問題如何判斷其不符合狀態(tài)等。在充分討論的基礎(chǔ)上,填寫“內(nèi)部審核不符合報告”。在末次會議上,對內(nèi)審的全過程進(jìn)行分析研究,對審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行評價,提出糾正措施要求,并對如何改進(jìn)管理體系提出建議。
4.正視不符合項,進(jìn)行跟蹤審核
跟蹤審核是內(nèi)審的一個組成部分,是當(dāng)次審核活動的延續(xù),旨在對機構(gòu)所采取的糾正措施的實施情況及其有效性進(jìn)行驗證、判定和記錄,以確保審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項得到消除。這樣,在一定程度上可以促使機構(gòu)各部門規(guī)范體系的運行并獲得自我完善的改進(jìn)機會。
在實際工作中筆者體會到,成功的內(nèi)審必須以促進(jìn)法定計量檢定機構(gòu)管理水平的提高為目的,只有以求實、求真的態(tài)度,才能做好內(nèi)審工作。
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更多>2019-01-29