淺談質(zhì)量體系中外來文件的受控與管理

江蘇省計量測試技術(shù)研究所  龍敏

    幾年來，在我所質(zhì)量體系運行中，文件控制是保證體系持續(xù)有效運行的一個重要要素。而其中外來文件——國家標(biāo)準(zhǔn)和計量檢定規(guī)程又是質(zhì)量體系運行中校準(zhǔn)和檢測工作中重要的技術(shù)法規(guī)。要確保這些技術(shù)法規(guī)文件為現(xiàn)行有效版本，在執(zhí)行過程中，我們必須對這些文件進(jìn)行嚴(yán)格受控和管理。下面我就談?wù)勛约涸谶@項工作中的一些做法，供大家參考。
    

一、外來法規(guī)性文件的受控

    質(zhì)量體系運行中的外來法規(guī)性文件主要是國家計量檢定規(guī)程、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，我所經(jīng)過實驗室國家認(rèn)可委員會評審校準(zhǔn)和檢測項目共有268項，我們針對這些項目，對所需要的標(biāo)準(zhǔn)和檢定規(guī)程進(jìn)行了全部清理、登記，進(jìn)行受控管理。列入質(zhì)量體系運行中的受控標(biāo)準(zhǔn)有168種；受控規(guī)程有277種。我們根據(jù)《質(zhì)量手冊》具體要求建立了實驗室受控文件目錄，按文件類別分:國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)；引用標(biāo)準(zhǔn)；鑒定大綱；計量檢定規(guī)程；計量技術(shù)規(guī)范。再按《質(zhì)量手冊》中“文件控制程序”的文件編號規(guī)則，分別按部門代號(即實驗室代號，如:L——長度室；H——熱工室等)；類別代號(A——計量檢定標(biāo)準(zhǔn)；B——標(biāo)準(zhǔn)等)；年代號，來編制外來文件資料目錄。(詳見下表)
    

    對統(tǒng)一編號，加蓋“受控文件”印章的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程及時發(fā)送到檢測人員手中使用，并收回舊版本。我們按文件所在科室又編制了“文件發(fā)放回收登記表”加以受控(見下圖《標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放回收登記表》)。這樣我們就能及時掌握實驗室檢測人員手中標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程受控情況，即時更換新版本。
    

二、及時收集新版本，按“文件控制程序”進(jìn)行更改

    為了保證實驗室檢測人員手中受控的標(biāo)準(zhǔn)、計量檢定規(guī)程始終是有效版本，在平時文件管理工作中注意把被動管理變?yōu)橹鲃庸芾恚鸯o態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理，應(yīng)做到以下幾點:
    1.關(guān)注國家標(biāo)準(zhǔn)出版動態(tài)，將受控標(biāo)準(zhǔn)號全部打印在一張紙上，方便隨時對照。并從《科技新書目》中了解標(biāo)準(zhǔn)單行本出版情況。
    2.及時訂購每年出版的《國家標(biāo)準(zhǔn)目錄總匯》、《國家計量技術(shù)規(guī)范目錄》及有關(guān)部頒標(biāo)準(zhǔn)目錄，如郵電、輕工、機械、電子、化工等。全面檢索我所受控的標(biāo)準(zhǔn)、計量檢定規(guī)程更新替代情況。
    3.定期到省標(biāo)準(zhǔn)情報所標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)信息網(wǎng)上去檢索標(biāo)準(zhǔn)更新情況。對已更新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，每年都打印一份更新替代的總目錄給質(zhì)量部存檔備查，給各科室一份該科室更新替代標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程目錄，便于科室對照檢查，確保在用法規(guī)文件的有效性。
    在標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程版本更新時，嚴(yán)格按照“文件受控程序”中要求進(jìn)行。對外來文件更新，要填寫《文件更新申請書》，經(jīng)質(zhì)量部負(fù)責(zé)人，所技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，將標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)程發(fā)送到檢測人員手中，并要求檢測人員對照新、舊標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)程，認(rèn)真填寫《更新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程能力評審表》交與質(zhì)量部，再由所技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，認(rèn)為填寫內(nèi)容(如計量標(biāo)準(zhǔn)儀器配置、人員技術(shù)狀況、環(huán)境條件等)符合新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程要求，再填寫《文件修改通知單》。這樣一份新版本受控標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)程才能正式啟用。
    

三、妥善處理外來文件管理中遇到的特殊問題

    在對外來文件受控與管理中，對文件的作廢、借閱、復(fù)制等問題，我們都按照“文件管理程序”執(zhí)行。作廢的文件收回，蓋上“作廢”印章；對需要借閱、復(fù)制的文件，一律辦理借閱手續(xù)。但在標(biāo)準(zhǔn)文件管理中，我們發(fā)現(xiàn)了一個在執(zhí)行中矛盾的問題:如一個受控標(biāo)準(zhǔn)《GB9813-1998微型電子計算機通用技術(shù)條件》已于2001年8月1日作廢，新標(biāo)準(zhǔn)《GB9813-2000微型計算機通用規(guī)范》同時實施。而我所微機產(chǎn)品質(zhì)量檢驗站擔(dān)負(fù)著全省計算機產(chǎn)品的監(jiān)督檢驗等有關(guān)執(zhí)法任務(wù)，面對現(xiàn)階段仍有單位及個人將2001年8月1日前購買的有爭議的微機產(chǎn)品送來檢驗的實際情況。執(zhí)法中用哪個版本的標(biāo)準(zhǔn)呢?按文件受控程序要求，應(yīng)收回老標(biāo)準(zhǔn)，換上新版標(biāo)準(zhǔn)。而實際執(zhí)行監(jiān)督檢查中又存在上述狀況，于是，我們通過與實驗室認(rèn)可委員會的評審人員商談，在這新舊標(biāo)準(zhǔn)更換時期，由使用標(biāo)準(zhǔn)部門——微機產(chǎn)品質(zhì)檢站，寫一份“文件留用說明”，經(jīng)所技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將舊標(biāo)準(zhǔn)留用一段時間后，再收回作廢，這樣既能很好地完成技術(shù)監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)，又保證了外來文件的完整有效。在以后的管理中，遇到類似的特殊情況，我們都采取了這樣的一種處理方法，保證我所質(zhì)量體系運行中的外來文件始終處于有效狀態(tài)。